Arriveren als diplomaat gaat net even anders dan wanneer ik met mijn eigen rugzak op reis ben. Bij het vliegveld word ik opgehaald door een chauffeur van de ambassade en door de ‘chargé d’affaires’. De titel die de plaatsvervangend ambassadeur heeft op het moment dat er geen ambassadeur aanwezig is op een ambassade. Letterlijk vertaalt is dat zoveel als diegene die ‘belast is met de zaken’. Dat betekent ook dat er een grote auto voor de ingang van het vliegveld staat met een Nederlandse vlag voorop. Weer eens wat anders dan met een tuktuk van het vliegveld naar je bestemming (eigenlijk is dat leuker). 

Ik bega al direct bij het instappen een fout door rechts achter in de auto te stappen. Dat is namelijk de plek voor de ambassadeur, of in dit geval de chargé d’affaires. Oja! Denk ik. Dat is het protocol! Inmiddels durf ik te zeggen dat het Nederlandse team hier helemaal niet formalistisch is ingesteld, maar dit zijn gewoontes die niet zomaar opzij worden gezet bij een ambassade en de chargé d’affaires wijst me er vriendelijk op. Ik loop om de auto en stap aan de andere kant in. Op naar de ambassadecompound waar mijn Nederlandse collega’s wonen. 

Dat ambassadeteam is overigens een geweldige groep van Nederlanders en Zuid-Sudanese collega’s. Het zijn bevlogen collega’s met veel kennis van zaken. Zeker de Zuid-Sudanese collega’s hebben een sterk netwerk en kennen uiteraard het land maar ook hun dossiers goed. Ze zijn onmisbaar omdat de Nederlanders in Zuid-Sudan maar twee jaar geplaatst worden. Dat maakt dat het institutionele geheugen op de ambassade voor een groot deel bij de Zuid-Sudanese collega’s zit.

De eerste week vliegt voorbij. Het leren kennen van nieuwe collega’s, nieuwe taken en nieuwe dossiers kost bij iedere nieuwe baan even tijd en energie. Om op datzelfde moment je draai te vinden in een nieuw land, een nieuwe stad en in een nieuw appartement maakt dat de dagen nóg iets intensiever zijn. Gelukkig levert het me ook veel energie op en belangrijker: ik ken inmiddels mijn plek in de auto en ik maak geen protocollaire ‘fouten’ meer.

In de tweede week sluit ik aan bij een presentatie over een studie naar landrechten in Zuid-Sudan. Over landrechten schrijf ik later vast nog wel eens wat, want dat is wel een dingetje hier. Het is de eerste keer dat ik als diplomaat Nederland vertegenwoordig. Dat wil zeggen: we zijn als ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden uitgenodigd voor de presentatie en de eer is mij ten beurt gevallen. Ik dacht gewoon een presentatie bij te wonen en rustig de kat uit de boom te kunnen kijken, maar dat is er niet bij. Zodra de persoon bij de ingang doorheeft dat ik van de Nederlandse ambassade ben, word ik direct voorgesteld aan alle belangrijke aanwezigen waaronder de organisatoren, de undersecretary van het ministerie en de andere aanwezige twee diplomaten uit Duitsland. Als ik vervolgens ergens in het midden van het zaaltje plaats wil nemen, wordt mij vriendelijk verzocht op de voor mij gereserveerde stoel te gaan zitten op de voorste rij, naast de voorzitter van de landcommissie die de overheid adviseert op het gebied van landrechten. Deze kat wordt gelijk uit de boom gehengeld.

De sessie begint en de eerste spreker heet de belangrijkste gasten welkom. Iedereen die geïntroduceerd wordt heeft een rol tijdens het programma. Tot mijn verbazing zegt de introducerende spreekster ook: “Welcome to the representative of the Kingdom of the Netherlands, the First Secretary for Development Cooperation, mister Arend van Vuren.” Ik kijk verschrikt op en hoop dat ik de uitnodiging wel goed gelezen heb en er niet van mij een inhoudelijke bijdrage verwacht wordt. Dan had ik dat namelijk wel voor moeten bereiden. Gelukkig blijkt dat niet het geval.

Als ik denk dat het dan wel klaar is met alle aandacht en de undersecretary als eerste inhoudelijke spreker het woord neemt, ben ik de eerste die hij op eenzelfde uitgebreide wijze welkom heet. En de tweede spreker? Ja hoor ook! Pas de vijfde spreker houdt hiermee op en zegt: “For the sake of time, all protocols remain observed”. Ofwel: ik erken de aanwezigheid van alle belangrijke aanwezigen zonder ze bij naam te noemen. Die zin wordt vanaf dat moment herhaald door iedereen die het woord krijgt.

Maak je geen zorgen trouwens dat ik naast mijn schoenen ga lopen en dat ik verwacht dat iedereen me met alle egards gaat behandelen. Het gaat namelijk niet om mij als persoon, maar om de rol die ik hier vervul. Hier in Zuid-Sudan ben ik niet gewoon Arend. Ik ben de vertegenwoordiger van Nederland. En bij die rol hoort nou eenmaal een protocol.

Je zou het poppenkast kunnen noemen en tot op zekere hoogte is het dat wellicht ook. Maar net als bij etiquette, is dat protocol er juist om de omgang tussen mensen te vergemakkelijken. Zo weet je bijvoorbeeld dat de persoon die rechts achter uit de auto met een vlag stapt de ambassadeur is. Handig omdat je dan niet de verkeerde persoon aanziet voor de ambassadeur. Alleen is het, net als met etiquette, juist ook knullig als je níet weet hoe het werkt. Dus ik zal als nieuweling in mijn rol een beetje alert moeten blijven en zorgen dat ‘all protocols observed’ blijven.